Виды кассовых аппаратов

Как работает онлайн-касса?

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

1. Покупатель приобретает товар или услугу и платит за него наличными, картой или онлайн.
2. Данные для формирования чека вносятся в кассу — например, путём сканирования штрихкода или вручную кассиром. Сюда входит наименование товара или услуги, количество, цена, сумма, уплаченная покупателем. Информация о продавце уже есть в онлайн-кассе, поскольку её вносят при регистрации ККТ.
3. Касса формирует фискальный чек. Информация об операции передаётся в фискальный накопитель, который заверяет её. Уже заверенный чек распечатывается для покупателя.
4. Данные с ККТ передаются оператору фискальных данных, который в ответ сообщает о получении чека.
5. ОФД обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую.
6. Покупателю отправляют электронную версию чека — по желанию, если он уже получил бумажный чек, или в обязательном порядке при расчётах онлайн, когда бумажный чек не выдаётся.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись. Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени. В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Разновидности ККМ: их плюсы и минусы

Есть несколько типов, которые одновременно подходят для разных видов бизнеса. Давайте посмотрим, какие бывают онлайн-кассы и что входит туда.

Автономные «командно-управляемые»

Тот самый тип, который может работать без стабильного интернета. Под ним обычно понимают полнофункциональную машину, у которой все основные компоненты размещены в корпусе.

Плюсы:

• включается от аккумулятора – можно брать с собой;
• есть встроенный модем для передачи данных;
• не требуется подключать к компьютеру.

Сейчас многие из них адаптированы под технологические требования нового закона. На нем можно проводить только самые базовые операции, поэтому он подходит далеко не всем.

Минусы:

• маленький экран;
• неудобная загрузка;
• небольшая память;
• ограниченный функционал;
• подключение сложное;
• невозможно проводить акции;
• не взаимодействует с ЕГАИС;
• не списывает и не идентифицирует продукцию в момент продажи.

Последнее особенно критично – начиная с 2021 года потребуется вводить названия каждого товара в чек, а эти аппараты для этого не предназначены.

Из чего состоит автономная онлайн-касса типа «гаджет» (или «моноблок»)

Инновационный усовершенствованный вариант предыдущей модели. Часто работают на базе Андроид и имеют расширенный перечень возможностей.

• можно ставить самые разные приложения, связанные с аналитикой работы;
• быстрее прогружаются и печатают;
• способны анализировать течение дня, продажи и остатки.

Модульные с фискальным регистратором

Это аппарат, который оснащен обособленным устройством для накопления и печати чеков. Включены также модули для проводной или беспроводной передачи данных – для перенесения на вычислительную часть. Именно оттуда все пойдет в контролирующие органы, сам ФР ничего не обрабатывает и не передает.

• более производительный, чем автономные аналоги;
• отлично подходит, если в компании уже есть все необходимое оборудование, к которому его можно подключить;
• совместимость с большим количеством операционных систем;
• работает с дополнительной техникой – ПК или мобильным устройством.

Среди недостатков – большой размер и необходимость наличия розетки.

Интегрированные (когда касса принимает безнал)

Присутствие эквайринга сильно упрощает получение оплаты от покупателя. Терминал для приема безналичного расчета:

• считывает карту, получает с нее информацию и запрашивает подтверждение у владельца;
• обменивается данными с банком, выпустившем карточку, через интернет.

Объединение терминала для приема безнала и других модулей онлайн-кассы работает очень эффективно. Так каждый чек попадает в ОФД.

Для интернет-магазинов

Здесь есть 2 возможных способа получать оплату от клиента. Можно настроить предоплату через сайт банковской картой или другими платежными системами. Тогда нужно будет выдавать покупателю электронный чек – бумажный уже необязателен.

Еще один способ – принятие наличных или карточки в офлайн режиме. Для этого потребуется ручная касса с работающим интернетом и возможностью выдать платежное поручение на бумажном носителе.

Наложенный платеж – распространенный метод расчетов. В этом случае с курьером рассчитываются в пункте выдачи. Здесь может функционировать моноблок или полноценная онлайн-касса с компьютером.

Для вендинговых аппаратов

Стоит помнить о том, что работа с подобным оборудованием часто попадает под исключения, поэтому использование обновления становится необязательным. Не нужны нововведения при продаже:

• питьевой воды на розлив;
• мелких сувениров и жвачек за металлические монеты;
• похожих ситуациях, когда кассир не требуется.

Чтобы модернизировать, можно поставить внутрь корпуса:

• Телеметрон. Система, которая будет отправлять полученные чеки одновременно в личный кабинет для владельца и в ОФД для последующей отправки в ФНС.
• Уникум. Отлично интегрируется с большинством вендинговых машин.
• Телеметрия, аналогичная предыдущему варианту.

Основные различия между предложенными программами в скорости печати, наличии одного или нескольких доступных интерфейсов.

Способы подключения кассы

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

• через кабель;
• по вайфаю или мобильному интернету через сим-карту — на кассе нужно включить режим передачи данных.

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Что еще купить, кроме кассы

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Терминал эквайринга — для оплаты картами. Чтобы принимать оплату по безналу нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без кассового аппарата подключить эквайринг нельзя.

Торговый эквайринг и онлайн-кассы от Тинькофф

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Установить и зарегистрировать онлайн-кассу

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.

Что такое ОФД и как он связан с онлайн-кассами

Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и дают ОФД в подарок.

Реестр ОФД — сайт налоговой

Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Подпись стоит от 2000 ₽. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.

КЭП от Тинькофф

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

Зарегистрировать кассу на сайте налоговой можно за 15 минут

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Приготовьте необходимые данные, которые вам нужно будет указать в регистрационной форме

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.
3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее для расчетов в интернете или для развозной торговли.

Будьте внимательны: если вы во время регистрации не поставите галочку, потом указать особые параметры не получится

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Регистрационный номер понадобится, чтобы завершить регистрацию онлайн-кассы

Шаг 4. Введите регистрационный номер в свою онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает чек.

Шаг 5. Сделайте отчет о регистрации онлайн-кассы. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из чека.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Карточку регистрации не нужно распечатывать, она будет храниться в вашем личном кабинете на сайте ФНС

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу». Подключение онлайн-кассы прошло успешно, после этого можете начинать работать.

Если у вас нет КЭП, то сходите в налоговую и зарегистрируйте кассу:

1. Заполните бумажное заявление и отнесите его в любую налоговую, необязательно по адресу регистрации.
2. Вам выдадут регистрационный номер ККТ.
3. В течение одного рабочего дня внесите регистрационный номер в кассу, распечатайте отчет о фискализации и снова отнесите его в налоговую.

Чтобы не ходить в налоговую дважды, можно сразу прийти с кассой и сделать все на месте.

А что по деньгам: стоимость онлайн-касс

Самый демократичный вариант – автономные кассы. Их стоимость колеблется от 11 до 25 тысяч рублей. Чуть дороже (до 40 тысяч) будут фискальные регистраторы. Их выгода в том, что планшет или смартфон можно безболезненно заменять по мере необходимости, а сами фискальники служат достаточно долго. Дороже всего обойдутся моноблоки, здесь единого прайса нет – в зависимости от функционала и особенностей она может колебаться от 25–30 тысяч рублей до бесконечности.

Кроме того, нельзя забывать о сопутствующих расходах. Придется заплатить:

• За сам аппарат (от 11 тысяч до бесконечности в зависимости от типа).
• Ежемесячный абонентский платеж оператору фискальных данных (именно с его стороны происходит обработка поступающей информации и пересылка ее в налоговые органы).
• За интернет. Он должен быть действительно стабильным и качественным, самым дешевым тарифом здесь не обойтись. Кроме того, постоянно нужно поддерживать линию со своей стороны в надлежащем состоянии.

А еще в случае поломки аппаратуру необходимо будет ремонтировать. Впрочем, правильно выбранная электронная касса для ИП или ООО принесет действительного много прибыли или по крайней мере не загонит вас в жестокий минус.