Согласно федеральному закону 54‑ФЗ, весь бизнес должен перейти на онлайн‑кассы. Это значит, каждой организации и ИП придется приобрести новый кассовый аппарат и поставить его на учет в налоговой. Хорошие новости – чтобы зарегистрировать кассу нового образца, ходить в отделение ИФНС не обязательно – все можно сделать онлайн. Это проще – заполняя заявление на сайте меньше вероятности допустить ошибку, а вся процедура займет 20 минут. Для регистрации надо приобрести квалифицированную электронную подпись.
Не знаете какую кассу выбрать или какая касса нужна именно Вам?
Что входит в кассовое оборудование
В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:
- Фискальный регистратор с фискальным накопителем — это разновидность онлайн-кассы без клавиатуры и дисплея.
- Онлайн-касса привычного вида с фискальным накопителем.
- Дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.
Давайте подробнее о каждом.
Зачем нужен фискальный накопитель
Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.
Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.
Что такое ОФД и как он связан с кассами
Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».
Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой. Это можно проверить в реестре на сайте налоговой.
Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.
Срок работы. Предприниматель выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев подойдет:
- если ИП или ООО оказывает услуги;
- ИП и ООО на УСН или ЕСХН;
- ИП работает на патенте.
Правда, в некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:
- если у них сезонная работа;
- они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;
- они используют онлайн-кассу, которая работает в автономном режиме — не передает чеки в налоговую через ОФД. Так работают кассы на территориях, которые включены в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек, — местные органы власти утверждают списки таких мест;
- компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные платежи физических лиц, например за интернет, телефон, сотовую связь, ЖКУ и так далее.
Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.
Если использовать накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП на 1500—3000 ₽, юрлицо на 5000—10 000 ₽.
Как выбрать онлайн-кассу
Онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой.
В реестре на сайте налоговой собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас в реестре 186 моделей и он постоянно обновляется.
Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф не меньше 10 000 ₽, а юрлица — 30 000 ₽.
Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.
Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить его к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:
Фискальный регистратор работает только при подключении к компьютеру
Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:
- фискальный накопитель;
- принтер чеков;
- вычислительно-коммуникационный модуль.
Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.
Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:
| Фискальный регистратор | Онлайн-касса | |
|
Присоединение к компьютеру |
Обязательно |
Работает без подключения, самостоятельно |
|
Встроенное программное обеспечение |
Нет, нужно присоединять регистратор к компьютеру и устанавливать на него кассовую программу |
Стоит внутри кассы, готово к работе |
|
Скорость печати чеков |
До 300 мм/с |
Превышает 100 мм/с |
|
Чеки шириной 80 мм |
Печатает |
Нет |
Не знаете с чего начать?
В истории с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:
Кассир работает не с маленьким экраном обычной онлайн-кассы, а с удобным монитором, на котором могут быть параллельно открыты другие необходимые для работы программы.
Регистратор использует память компьютера, она больше, чем память онлайн-касс. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.
Скорость печати чеков выше, чем у онлайн-касс, за счет мощного ресурса компьютера и высокой скорости обработки информации.
Решение скорее подходит для крупных магазинов. Для работы нужен компьютер.
Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:
У автономной кассы небольшой экран, и она похожа на калькулятор с кнопками. Например, это Атол 92Ф
У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:
Компактные размеры — помещается в карман или сумку.
Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.
Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.
Подключение по беспроводной сети через Wi-Fi, сим-карту или по Bluetooth.
Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.
Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.
Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.
Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.
Облачная касса. Подойдет только для интернет-магазина с оплатой на сайте, для офлайн-магазинов — нет. Грубо говоря, эта касса не стоит у вас в магазине, а существует в интернете и отдает чеки покупателя.
Чтобы подключить оплату на сайте, нужно оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе, PayPal и другим. Из касс подойдет, например АТОЛ Онлайн.
Плюсы и минусы:
Покупать кассу не нужно — продавец берет ее в аренду.
Не занимает место в офисе или на складе — это не физическая касса с кнопками и принтером чеков.
Продавцу не нужно самостоятельно менять фискальный накопитель — обслуживанием занимается арендодатель.
Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.
Нельзя напечатать бумажные чеки.
POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: например, онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и большим ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.
Плюсы и минусы POS-систем:
Несложно обновить, если в законе появятся изменения.
Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки.
Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.
Стоит дорого — до 150 000 ₽.
Выбирайте онлайн-кассу в зависимости от целей бизнеса:
| Виды онлайн-касс | Кому подходит | Стоимость |
|
Фискальный регистратор |
Небольшим и средним торговым компаниям, отделениям связи, заведениям общественного питания, выездной и уличной торговли |
От 3000 до 50 000 ₽ |
|
Автономная |
Небольшим магазинам с ограниченным ассортиментом товаров, с небольшим клиентским потоком — до 50 чеков в день. Сервисам, где нет попозиционного учета. Для выездной торговли, курьеров |
От 5500 до 40 000 ₽ |
|
Облачная |
Интернет-магазинам, выездной торговле, сфере услуг, транспорту, ЖКХ |
От 1500 до 2000 ₽ в месяц |
|
OS-система |
Крупным супермаркетам, магазинам с большим ассортиментом и большим потоком покупателей |
От 10 000 до 150 000 ₽ |
Как зарегистрировать кассу онлайн
- Зарегистрируйтесь в личном кабинете на сайте налоговой.
- В разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ». В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».
- Заполните в заявлении: — Адрес и место установки ККТ. Это адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Можно указать даже квартиру или офис, если касса стоит там.— Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы.— Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, вы будете использовать её только для расчётов через интернет.— ОФД, с которым вы оформили договор.
- Отправьте заявление. В ответ налоговая пришлёт карточку с регистрационным номером кассы.
- Фискализируйте кассу. Для этого укажите в ней параметры ОФД, дату и время, адрес установки кассы, сведения о ИП или ООО. Распечатайте отчёт о фискализации. Подробности обо всём этом наверняка есть в инструкции к вашей кассе.
- Снова зайдите в личный кабинет на сайте налоговой. Откройте заявку на подключение кассы и нажмите кнопку «Завершить регистрацию». Внимательно перепишите сведения из отчёта о фискализации. Нажмите кнопку «Подписать и отправить». Это нужно сделать в течение рабочего дня с того момента, как вы получили уведомление с регистрационным номером кассы.
- В личном кабинете появится отметка «ККТ зарегистрирована». Можно распечатать регистрационную карточку.
- Подключите кассу на сайте ОФД.
Как еще можно зарегистрировать онлайн‑кассу в налоговой
Посетить налоговую лично
Старый проверенный способ регистрации кассы никто не отменил. Для этого не надо приобретать КЭП, но придется дважды сходить в отделение ИФНС.
.svg)
.svg)
.svg)
