Онлайн кассы – это кассовые аппараты с установленными фискальными накопителями, наличие которых обязательно в связи с требованиями закона 54-ФЗ. Кроме выполнения свойственных всем привычных операций учёта и печати чека, кассы пересылают через интернет в ОФД, далее в налоговые органы информацию о кассовых операциях, которая предварительно накапливается, шифруется и передается через фискальный накопитель.
Не знаете какую кассу выбрать или какая касса нужна именно Вам?
Кому нужно устанавливать онлайн-кассы
По 54-ФЗ использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары и услуги физлицам, представителям компаний и ИП. Грубо говоря, если покупатели платят наличными, картой или смартфоном, нужно пробить чек.
О применении контрольно-кассовой техники — 54-ФЗ
Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Например, так бывает, когда компания принимает банковские переводы.
Как выбрать онлайн-кассу?
Для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.
- Касса будет располагаться в одном месте или её нужно постоянно перемещать? От этого зависит выбор моделей с подключением к сети или без, массивных стационарных или лёгких мобильных касс, автономных или с подключением к ПК. Кассир супермаркета и курьер, доставляющий пиццу, будут использовать две разные модели.
- Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, подойдёт смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
- Работаете ли вы с маркированным товаром? У ряда производителей для этого нужен дополнительный функционал.
- Нужен ли вам товароучёт? Если ассортимент большой, выбирайте кассы, которые легко интегрируются с товароучётными программами.
- Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только онлайн, достаточно ККТ, формирующей онлайн-чеки, печать не обязательна.
- Нужно ли подключать дополнительное оборудование: сканер штрих-кодов, терминал для приёма карт, электронные весы и так далее.
- Нужна ли вам интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей касс она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
- Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.
Варианты онлайн-касс
Существуют различное оборудование, которое различается по функционалу, габаритам и методам использования. Рассмотрим четыре основных типа ККТ, доступных к покупке.
Автономная касса
Устройство имеет низкую цену, маленькую встроенную память, небольшой набор функций, упрощённую кассовую программу и элементарный интерфейс. Используется в магазинах с малой проходимостью и не подходит для маркированных товаров. Пользователи обновляют программное обеспечение самостоятельно или вызывают платного специалиста.
Фискальный регистратор
Это принтер для печати чеков, в который вставляют ФН. Его подключают к компьютеру, планшету или мобильному телефону. Для работы на ПК или гаджет устанавливают кассовую программу. Регистратор требует обслуживания и просторного рабочего места. Большинство таких ККТ стационарные.
Смарт-терминал
Онлайн-касса имеет сенсорный дисплей, программное обеспечение с расширенными функциями и автоматическое обновление. ККТ не требуется подключать к ПК или телефону. Может работать с подакцизными товарами и маркировкой. Удобны в использовании как на торговых точках, так и при выездной продаже.
Облачная касса
Это автоматическая система для интернет-магазинов. Взаимодействует с сайтом или мобильным приложением, где клиент приобретает товары. Предприниматель не покупает ККТ и ФН. Всё оборудование хранится и обслуживается в дата-центре.
Не знаете с чего начать?
Как работает онлайн-касса
Совершенно новый функционал этого устройства позволяет печатать не только бумажные подтверждения о продаже, но и электронные документы. Каждая новая операция теперь отражается в накопителе и передается в налоговые органы. Со стороны покупателя почти ничего не меняется, а разница для предприятия очень заметна. Теперь все платежные операции будут подтверждены контролирующей структурой.
Главный вопрос, возникающий у бизнесменов, которые начинают переход - чем отличается онлайн-касса от обычной. Кажется, что различия незначительны, но это не так.
С технической стороны:
- В обновленной версии устанавливается фискальный накопитель, а не ЭКЛЗ.
- Каждый пробитый чек сразу отправляется напрямую в ОФД, а затем и в ФНС, а не копится, пока его не снимут специалисты.
Менее значимые отличия:
- Возможность отправлять электронную версию на почту клиента.
- На самом документе появится более подробная информация.
- Программное обеспечение быстрое и надежное.
- Умные функции – остатки продукции, анализ, выручка и так далее.
Алгоритм работы кассы
Все происходит очень просто:
- покупатель передает продавцу карту или деньги;
- оплачивает и забирает товар;
- кассир вводит данные в ККТ;
- формируется платежный документ;
- покупка отражается в ФН;
- обрабатывается информация и передается в ОФД;
- оператор принимает чек и в ответ высылает сигнал о получении;
- он же пересылает обновление в ФНС раз в сутки;
- печатаются бумаги, подтверждающие факт приобретения;
- при необходимости клиент может получить небумажные документы любым удобным способом.
Для каких целей требуется фискальный накопитель
Основная задача, которую должен выполнять этот элемент – подписать подлинность операции и отследить отправление в контролирующий надзорный орган. Если интернет работает нестабильно, то ФН может хранить все проведенные операции в течение месяца. В этот период он будет ожидать достаточно качественного канала связи, по которому можно отправлять скопившиеся отчеты.
Помимо основной задачи, он шифрует все, что передает. Это позволяет защитить информацию от несанкционированного доступа.
В зависимости от модели накопитель может проработать от 13 месяцев до 3 лет. После того как закончится этот срок, предстоит менять модуль и заново регистрировать его.
Что находится в чеке
Нет крупных различий между квитанцией прошлого поколения и нового. В обновленной версии неизбежным стал QR-код, где зашифровано представлены все сведения об операции:
- вид и номер ФД;
- информация о смене;
- способ налогообложения фирмы;
- адрес магазина;
- приход, возврат или расход;
- разновидность услуг, их количество;
- цена за единицу товара и общая сумма;
- НДС;
- формат оплаты – безнал или наличный расчет;
- номер (выдается при регистрации);
- ИНН фирмы;
- дата и время продажи;
- заводской номер накопителя;
- смена;
- фамилия и имя кассира.
Итоги
Современные кассовые аппараты (онлайн-кассы), помимо фиксации выручки и печати чеков, должны обладать дополнительными функциями: сохранять, шифровать и передавать в режиме реального времени фискальную информацию через спецоператора в налоговую инспекцию, а также отправлять электронные чеки покупателям.
Повсеместный ввод современных кассовых аппаратов направлен на повышение прозрачности налогообложения, повышение эффективности госконтроля наличного оборота и легальность использования денежных средств, а также на защиту прав потребителя (у покупателя отпадает необходимость в хранении бумажных чеков для возможности предъявления претензий).
- https://www.DigitalServ.ru/onlain-kassy/
- https://secrets.tinkoff.ru/razvitie/prodazhi/onlajn-kassy/
- https://astral.ru/articles/ofd/11923/
- https://yookassa.ru/recipes/obuchenie-marketingu/kak-rabotat-s-onlayn-kassoy-kak-vybrat/
- https://astral.ru/articles/ofd/27542/
- https://www.cleverence.ru/articles/elektronnaya-kommertsiya/vsyo-pro-onlajn-kassy-chto-eto-dlya-chego-nuzhno-kakie-byvayut-ix-xarakteristiki-vidy-i-funkcii/
- https://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/chto_eto_takoe_i_dlya_chego_vvodyat_onlajnkassy/
.svg)
.svg)
.svg)
