Все аптеки работают с онлайн-кассами. Если организация работает в сельской местности как полноценный аптечный пункт, она тоже не освобождается от регистрации ККМ нового образца и передачи электронных данных.
Право применять кассовое оборудование в автономном режиме имеют аптеки, расположенные в труднодоступных и отдаленных от интернет сетей местах. То есть они не освобождены от выдачи покупателям БСО или чеков, но могут отказаться от приобретения новой техники.
Нередко аптечные организации прибегают к методу распространения определенных товаров через своих торговых представителей. В этом случае применение кассового оборудования также является обязательным. Причем у каждого курьера, торгового представителя должен быть свой аппарат автономного типа.
Как выбрать кассовый аппарат для аптеки
Аптеки могут применять онлайн-кассы разных типов: выбор зависит от индивидуальных особенностей ведения бизнеса, количества покупателей, объемности номенклатуры и т.д.
Стационарная комплексная POS-система – полноценное кассовое устройство, к которому можно подключить денежный ящик, весы, клавиатуру, сканер и т.д. Оптимальный вариант для крупных аптек с большой проходимостью. В этом случае стоит обратить внимание на скорость печати принтера чеков, а также на качество монитора (это важно для комфортной и оперативной работы кассира с разнообразным товарным ассортиментом).
Фискальный регистратор – не автономный аппарат, для его использования требуется подключение к ПК, планшету или смартфону с установленной кассовой программой. Высокая скорость печати чека – плюс для аптечных точек с большим потоком клиентов, когда важна скорость обслуживания. В зависимости от покупательской нагрузки можно выбирать модели с автоотрезчиком чековой ленты (Атол 50Ф, Атол 20Ф) или без него (Атол 30Ф, Атол 11Ф).
Для фармацевтической торговли подойдут также смарт-терминалы – планшеты на Андроид с сенсорным экраном. Это практичный и доступный вариант для средних и малых аптечных пунктов. Кассовую программу можно настраивать под свои потребности, скачивать и устанавливать дополнительные приложения, организовывать базовый товароучет и проводить аналитику. Смарт-терминалы обладают достаточным количеством разъемов для подключения периферийного оборудования. Самый популярный производитель смарт-терминалов – Эвотор.
Какую бы модель онлайн-кассы не выбрали, не стоит забывать, что для торговли медицинскими препаратами необходим сканер для считывания двумерных QR-кодов. Он может идти в комплекте с кассой, но если приобретать сканер отдельно, нужно, чтобы он сочетался с кассовым аппаратом.
Для приема безналичных платежей рекомендуется использовать терминал эквайринга.
Способы подключения кассы
Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:
- через кабель;
- по вайфаю или мобильному интернету через сим-карту — на кассе нужно включить режим передачи данных.
Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.
Что еще купить, кроме кассы
Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.
Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.
Терминал эквайринга — для оплаты картами. Чтобы принимать оплату по безналу нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без кассового аппарата подключить эквайринг нельзя.
Торговый эквайринг и онлайн-кассы от Тинькофф
Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.
Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.
Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.
АТОЛ Sigma 7. Смарт-терминал. Черный. Без ФН
Установить и зарегистрировать онлайн-кассу
Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.
Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.
Что такое ОФД и как он связан с онлайн-кассами
Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и дают ОФД в подарок.
Реестр ОФД — сайт налоговой
Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Подпись стоит от 2000 ₽. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.
КЭП от Тинькофф
Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».
Зарегистрировать кассу на сайте налоговой можно за 15 минут
В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».
Приготовьте необходимые данные, которые вам нужно будет указать в регистрационной форме
Заполните в заявлении:
- Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.
Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.
- Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.
- Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее для расчетов в интернете или для развозной торговли.
Будьте внимательны: если вы во время регистрации не поставите галочку, потом указать особые параметры не получится
- ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.
Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.
Регистрационный номер понадобится, чтобы завершить регистрацию онлайн-кассы
Шаг 4. Введите регистрационный номер в свою онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает чек.
Шаг 5. Сделайте отчет о регистрации онлайн-кассы. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из чека.
Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».
Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.
Карточку регистрации не нужно распечатывать, она будет храниться в вашем личном кабинете на сайте ФНС
Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу». Подключение онлайн-кассы прошло успешно, после этого можете начинать работать.
Если у вас нет КЭП, то сходите в налоговую и зарегистрируйте кассу:
- Заполните бумажное заявление и отнесите его в любую налоговую, необязательно по адресу регистрации.
- Вам выдадут регистрационный номер ККТ.
- В течение одного рабочего дня внесите регистрационный номер в кассу, распечатайте отчет о фискализации и снова отнесите его в налоговую.
Чтобы не ходить в налоговую дважды, можно сразу прийти с кассой и сделать все на месте.
Как выдавать чек покупателю
Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:
- Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
- Покупатель передает кассовому работнику оплату
- После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек
Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.
Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.
Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.
К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:
- Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
- Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
- Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
- Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
- Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
- Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.
О чем нужно помнить
- Кассу должны вести все организации, у кого есть расчеты наличными. Для ИП из кассовых документов обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными.
- Если кассиров несколько и они передают деньги друг другу, каждый из них ведет книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
- Хранить деньги в кассе можно только в пределах лимита остатка наличных денег. Этот лимит организации рассчитывают самостоятельно, по формулам, разработанным Центробанком. Малые предприятия и ИП могут не устанавливать лимит и хранить любые суммы наличными.
- Рассчитываться наличными между организациями и ИП можно только в пределах 100 000 Р по одному договору.
- За нарушение кассовой дисциплины налоговая может оштрафовать ИП, организацию, ее директора и главного бухгалтера.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
