Нужна ли онлайн-касса ИП в 2021 году

Вот уже несколько лет в России происходит поэтапный переход на онлайн-кассы. Если сначала этот переход касался только средних и крупных предприятий, то постепенно обязанность иметь кассу появилась и у малого бизнеса. Причем для микропредприятий приобретение такой кассы часто является существенным расходом. Именно ИП следует знать, нужно ли в 2021 году приобретать и регистрировать онлайн-кассу и при каких условиях можно ее не использовать.

Онлайн-кассы для ИП в 2021 году

Для начала давайте разберемся, что же такое онлайн-касса (онлайн ККТ). Онлайн-касса — это электронное устройство, которое автоматически передает информацию о проведенных расчетах в налоговую инспекцию.

В каждой онлайн-кассе установлен фискальный накопитель. Так, онлайн-кассы отличаются от ККТ прежнего образца тем, что у них нет ни фискальной памяти, ни электронной защищенной контрольной ленты (ЭКЛЗ). Вместо них онлайн-кассы имеют фискальный накопитель. Это программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство, которое хранит и защищает информацию о платежах. Фискальный накопитель находится в опломбированном корпусе и содержит ключи для шифрования данных, которые пересылаются в ИФНС. Регистрация вновь вводимых кассовых аппаратов с 01.02.2017 осуществляется только с обязательной онлайн-передачей данных о наличных расчетах. Это значит, что если предприниматель должен работать с ККТ, то он обязан использовать ККТ в виде онлайн-кассы.

Но это еще не все. Кроме приобретения кассового аппарата, нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и приобрести фискальный накопитель. ОФД — организация, которая имеет государственное разрешение на хранение и передачу в налоговую фискальных данных (данных о налогооблагаемых расчетах). Список аккредитованных операторов фискальных данных можно найти на официальном сайте ФНС. Операторы взимают абонентскую плату за свои услуги (обычно в размере от 100 до 500 рублей за один аппарат).
У онлайн-касс есть свои преимущества:

• если дополнительно приобрести у ОФД электронную подпись, то онлайн-кассу можно зарегистрировать без визита в УФНС. Раньше предпринимателю необходимо было стоять в очередях в отделениях ФНС для регистрации аппарата;
• современные онлайн-кассы синхронизируются с аналитическими программами и онлайн-бухгалтерией, что значительно упрощает бухгалтерский и налоговый учет и дает возможность предпринимателю вести его самостоятельно, без привлечения бухгалтера;
• значительное сокращение кассовой документации;
• по отзывам предпринимателей, выездные проверки предприятий с онлайн-кассами стали проходить значительно реже.

Помимо того, что скрыть доходы от налоговой при онлайн-кассе значительно сложнее, недостатком новых касс является относительно высокая стоимость современного кассового аппарата и также дополнительные расходы.

Так, добавочно к онлайн-кассе приобретается фискальный накопитель, который можно приобрести только на 36 месяцев, если предприниматель использует УСН, ПСН или ЕСХН. На общей системе налогообложения можно приобрести накопитель на меньший срок. В среднем комплект с онлайн-кассой, фискальным накопителем и договором с ОФД обойдется в 20 тыс. рублей.

Однако для некоторых видов деятельности, например, торговли алкоголем нужны специальные кассы, что увеличивает итоговую стоимость. На рынке представлены онлайн-кассы стоимостью 3–4 тыс. рублей без учета фискального накопителя и стоимости услуг ОФД, однако такие варианты не очень удобны в использовании.

Для вновь зарегистрированного ИП есть смысл не покупать онлайн-кассу, а взять комплект в аренду. Некоторые операторы предлагают такую услугу. Так, аренда комплекта с современной компактной кассой от Сбербизнеса стоит от 2 300 рублей в месяц.

Не следует путать онлайн-кассу с эквайрингом. Эквайринг — это расчеты с покупателями с помощью банковских карт. Обычно для эквайринга требуется покупать отдельное устройство и оплачивать эту услугу как дополнительную, но некоторые поставщики онлайн-касс предлагают устройства «два в одном»: онлайн-касса и эквайринг в одном аппарате. Это очень удобно для индивидуальных предпринимателей, так как возможность оплатить картой привлекает большее количество клиентов.

По общему правилу применение онлайн-ККТ при расчетах с населением обязательно для индивидуальных предпринимателей, даже если прибыль пока не ожидается. Однако есть ряд исключений, которые мы рассмотрит далее.

Конец отсрочки для ИП без работников

Переход на онлайн-кассы проводился постепенно. Некоторым индивидуальным предпринимателям повезло – Правительство предоставило им отсрочку до 1 июля 2021 года. До этой даты не ставить ККТ могут ИП, которые не нанимают работников.

Режим налогообложения для применения этой преференции значения не имеет, а вот вид деятельности играет важную роль. Дело в том, что в сферах торговли и общественного питания отсрочка не действует. Иначе говоря, она предоставляется всем ИП без работников, которые производят товары своими руками и продают их, выполняют какие-либо работы или оказывают услуги, кроме общепита.

Итак, для таких ИП в 2021 году с 1 июля наступит срок обязательной установки онлайн-касс. Но есть счастливчики, которые смогут обойтись без этого. Сразу скажем, что таких немного и в основном это представители не самых популярных направлений бизнеса.

Правила для ИП на ПСН

Законом от 3 июля 2018 года № 192-ФЗ для предпринимателей на патенте было введено разрешение работать без кассовой техники. Однако с рядом оговорок, а именно:

• правило не распространяется на тех, кто занимается розничной торговлей, бытовым ремонтом, оказанием автотранспортных, ветеринарных и многих других популярных на ПСН услуг. Полный список исключений приводится в пункте 2.1 статьи 2 закона № 54-ФЗ о ККТ;
• клиенту необходимо передать или направить документ, подтверждающий факт осуществления расчета (например, товарный чек), содержащий многие обязательные для кассового чека реквизиты.

Иначе говоря, если ИП на патенте занимается бизнесом, не относящимся к исключениям, и выдает своим клиентам расчетный документ, то изменения по онлайн-кассам, которые ждут всех с 2021 года, его не затронут. Он может и дальше работать без кассовой техники, причем вне зависимости от того, есть ли у него работники.

Кто еще освобожден от ККТ

Еще одна категория предпринимателей, которые не должны ставить онлайн-кассы – те, кто перешел на уплату налога на профессиональный доход (НПД). Это новый режим для ИП и самозанятых лиц. Они формируют чек через приложение «Мой налог».

Кроме того, в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при осуществлении которых кассовая техника вовсе не нужна. Среди прочего там встречаются и отдельные виды розничной торговли, например:

• продажа товаров на рынках, ярмарках, выставках – при условии, что она ведется вне павильонов и иных аналогичных помещений, автофургонов и автолавок;
• разносная торговля с рук, из корзин, тележек и аналогичных приспособлений (в том числе в поезде, в самолете);
• торговля из автоцистерн квасом, молоком и некоторыми иными товарами;
• сезонная торговля овощами, фруктами;
• реализация бумажных газет и журналов при определенных условиях;
• продажа в киосках мороженого, разливного молока, воды и безалкогольных напитков.

Кроме этих видов розничной торговли, не применять ККТ можно при осуществлении деятельности по обеспечению питанием детей и работников в учебных заведениях, по ремонту обуви, по изготовлению металлической галантереи, по уходу за детьми и престарелыми / больными людьми и в некоторых других случаях. Также могут не ставить ККТ бизнесмены из труднодоступных населенных пунктов, список которых утверждается властями каждого региона.

Наконец, касса не нужна, если ИП проводит только безналичные операции через расчетный счет с организациями и предпринимателями.

Торговля без кассового аппарата в отдельных местностях

Особенностью онлайн-касс является необходимость их постоянного подключения к интернету для передачи информации на сервер оператора фискальных данных (ОФД). Технические возможности для этого в России есть далеко не везде. Поэтому для ИП и предприятий, работающих в сельской глубинке, чиновники предусмотрели исключение, согласно которому в отдаленных от сетей связи местностях можно не использовать ККМ (п. 3 и п. 7 ст. 2 закона № 54-ФЗ). С полным перечнем льготных территорий, относящихся к субъекту РФ, где работает предприниматель, можно ознакомиться на официальных сайтах органов исполнительной власти.

Если благодаря территориальному расположению ИП пользуется подобным льготным режимом, тогда вместо чека покупателю по требованию должен быть выдан документ, содержащий данные о продавце, месте, дате, времени, виде, форме и сумме расчета, номенклатуре и Ф.И.О. должностного лица-подписанта.

Некоторые территории могут быть не включены в утвержденный перечень труднодоступных местностей и при этом не иметь технической возможности подключения к интернету. В таком случае ИП необходимо проверить, находится ли его населенный пункт в ином перечне — списке местностей, удаленных от сетей связи, утверждаемом местными органами власти. Если населенный пункт признан таковым, то предприятиям и ИП необходимо работать на онлайн-кассе и печатать чеки со всеми необходимыми реквизитами в офлайн-режиме, без передачи данных ОФД.

Не знаете какую онлайн-кассу выбрать?
Пройдите тест!

Пройдите небольшой тест и узнайте, что вам больше подходит!

Пройти тест

Онлайн-касса для ИП без сотрудников в 2021 году

Таблица 2 — ИП, применение ККТ для которых обязательно с 1 июля 2019 года

Как определить, что считать «собственным производством»?

1. Добавленная стоимость должна составлять не менее 30, а лучше — 50% от отпускной.
2. Большая часть производственных операций осуществляется вами, и только в отдельных случаях передается подрядчикам.
3. Готовая продукция должна сильно отличаться по своим характеристикам от сырья либо деталей, из которых она изготовлена.

А если ИП на упрощенке — нужна ли касса

УСН (упрощенная система налогообложения) популярна среди российских предпринимателей. ПСН более выгодна, однако накладывают жесткие ограничения на виды деятельности ИП, размер торговой площади, численность работников.

Не обязаны использовать ККТ только ИП, работающие по патентной схеме. Предприниматели на других системах налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН) таких послаблений не имеют. Однако исключения, которые касаются видов или места деятельности, распространяются на всех, в том числе упрощенцев.

Какую кассовую технику выбрать для ИП и как правильно ее зарегистрировать

Чтобы избежать неприятных последствий, внимательно отнеситесь к установке ККТ:

• Покупка аппарата. Не имеет значения, новый или подержанный, фискальный регистратор или полноценная касса с ящиком для денег. Модель обязана входить в «Государственный реестр контрольно-кассовой техники». При отсутствии вашего ККМ в этом перечне ФНС не даст разрешения на регистрацию, вы потеряете деньги. Приобретайте технику только у сертифицированных ЦТО.
• Второй этап — регистрация в налоговых органах. Для этого потребуется паспорт устройства, заявление и договор с ЦТО. Сотрудник ФНС осмотрит аппарат, защитит его от взлома секретным кодом, поставит пломбу на корпус. Только после этого техника может считаться зарегистрированной.
• Третий этап — правильное использование ККМ. Помимо печати чека, предприниматель обязан вести журналы, делать отчеты, открывать и закрывать смену. ЦТО должно проводить ежегодное обслуживание.

ИП может работать без фискального аппарата, если его деятельность подходит под исключения, оговоренные в федеральном законодательстве. Однако это не позволяет предпринимателю вести расчеты произвольным образом. Организация обязана выдавать клиентам чеки, квитанции (БСО), которые подтверждают факт покупки или оплаты услуг. Кроме того, применение чекопечатающих машинок, электронных систем учета операций облегчают предпринимателю контроль доходов.