
- Для каких целей используется кассовый чек
- Требования закона
- Как выполнить требования
- Чем электронный кассовый чек отличается от бумажного
- Какие есть способы его представления покупателю
- Штрафы за отсутствие наименования в чеке
- Кому не надо указывать название товара в чеке
- Способы занесения номенклатуры в кассу
- Ручной способ
- Загрузка файлов с названиями на кассу или в учетную систему
- Что делать, если магазин выдал чек старого образца?
Кассовый чек – это фискальный документ, который печатается в автоматическом режиме на специальной ленточной бумаге белого цвета с помощью кассового аппарата.
Для каких целей используется кассовый чек
Кассовый чек является документом, который подтверждает факт приобретения какого-либо товара за наличный расчет или безналичный расчет банковской картой в рамках сделки купли-продажи.
То есть, кассовый чек – это своеобразная форма договора, заключенного между продавцом и покупателем.
Основная функция этого документа – это доказательство совершения сделки.
Эта информация, в дальнейшем используется для учета движения денежных средств и правильного оформления бухгалтерской отчетности.
Данный документ является неотъемлемым реквизитом такой операции, как возврат или обмен товаров, поскольку именно он выступает в роли доказательства того, что данная покупка действительно была совершена.
Таким образом, чек, напечатанный кассовым аппаратом, необходим в следующих ситуациях:
-
для приложения к авансовому отчету как подтверждение расходов сотрудника;
-
как доказательство понесенных расходов при рассмотрении дел в суде;
-
при возникновении спорных ситуаций с продавцом.
Кроме того, данные позволяют представителям налоговой службы узнать интересующую их информацию (например, сколько выручки получила фирма-продавец), проконтролировать соблюдение организацией кассовой дисциплины и правил работы с наличными деньгами.
Требования закона
Информацию, которая должна быть в чеке, регламентируют два документа: Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ и Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ. Верный чек насчитывает более 20 реквизитов: итоговая сумма, фамилия кассира, названия товаров и услуг и прочие.
С февраля 2021 года все пользователи ККТ обязаны печатать чеки с названиями услуг и товаров, а также с их количеством и ценой. Указывать общую сумму покупки недостаточно.
За неправильные чеки предусмотрены штрафы. Отсутствие наименования, количества или цены грозит предупреждением или штрафом согласно ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ.
Размер штрафа:
- для граждан от 1 500 до 2 000 рублей;
- для ИП и должностных лиц от 3 000 до 4 000 рублей;
- для юрлиц от 30 000 до 40 000 рублей.
К ответственности привлекают в течение года.
Как выполнить требования
Для корректного формирования нужны:
- Контрольно-кассовая техника (ККТ).
- Кассовое программное обеспечение.
- Источник номенклатуры для кассы.
В Маркете можно быстро создать каталог для печати чеков по требованиям закона. Можно загрузить прайс в формате Excel, воспользоваться готовым каталогом на 3,5 млн товаров или добавить наименования вручную.
Помимо товароучетной системы есть еще два альтернативных способа добавить номенклатуру в чек.
- Кассовая программа. Она позволяет вводить данные о товарах и услугах на кассе в момент формирования чека. Пользователям не придется делать это заранее. Но есть минусы: кассир рискует ошибиться при ручном вводе и не знать всех обязательных реквизитов (например, систему налогообложения), не все кассы хранят историю по заведенным товарам, их придется добавлять заново. А еще увеличивается время обслуживания покупателя, когда продавец добавляет товар на кассе вручную, а не из готового электронного каталога.
- Личный кабинет без товарного учета. В него можно заранее добавить товары, чтобы отпускать покупателя быстрее. Но в таком кабинете нет анализа продаж, который бы определил ходовой товар, помог отследить остаток и вовремя сделать заказ.
Чем электронный кассовый чек отличается от бумажного
Прежде всего, нужно отметить, что Закон № 54-ФЗ устанавливает единый перечень реквизитов — вне зависимости от его конкретной разновидности — в статье 4.7. Но кроме данного федерального закона, существуют иные нормативные акты, регламентирующие применение реквизитов кассовых чеков — причем, в соответствии с самим законом.
В их числе — приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА), устанавливающий форматы фискальных документов. В соответствии с ними онлайн-касса «собирает» кассовый чек (и прочие фискальные документы — например, отчеты) из различных реквизитов и атрибутов.
При этом, в отношении бумажных (в случае с ФФД они именуются «печатными») и электронных кассовых чеков ФФД могут предусматривать разные способы «сборки» (хотя отметим сразу, что во всех случаях они очень схожи).
Перечни реквизитов перечислены в Таблице 19 приложения № 2 к приказу № ММВ-7-20/229@. К числу ключевых атрибутов данных реквизитов относятся:
- Атрибут «Обяз.», который может принимать числовое значение, отражающее степень обязательности применения того или иного реквизита в составе фискального документа — в данном случае, кассового чека. При этом, в разных версиях ФФД (всего их три — ФФД 1.0, 1.05 и 1.1) одинаковое значение атрибута «Обяз.» может означать разную степень обязательности применения реквизита.
Если рассматривать наиболее «несхожие» значения рассматриваемого атрибута при сравнении бумажного и электронного кассового чека, то можно, обратить внимание на то, что по реквизиту «ИНН пользователя» атрибут «Обяз.» в отношении печатного чека (условно он обозначается буквой П) имеет значение 1, а в отношении электронного (обозначается буквой Э) — 7. Это означает, что данный реквизит обязательно должен быть в составе бумажного чека, а в электронный его можно включать опционально (об этом говорится в описании ФФД в Таблице 3 приложения № 2 к приказу № ММВ-7-20/229@).
Противоположное расположение степеней обязательности реквизитов печатных и электронных чеков можно пронаблюдать на примере атрибута «Обяз.» по реквизиту «Применяемая система налогообложения» кассового чека. В соответствии с Таблицей 19 атрибут по печатному принимает значение 7, а по электронному — 1.
- Атрибут «Форм.», который указывает то, в каком именно типа чека — бумажном или электронном (или на обоих), применяется тот или иной атрибут.
Атрибут, таким образом, может принимать, соответственно, значения П, Э или ПЭ. Если смотреть по Таблице 19 реквизиты, которые в соответствии с ФФД должен содержать только электронный чек, то пример такого реквизита — «ИНН кассира». Реквизиты, установленные в качестве обязательных только для печатного — «Наименование документа», QR-код.
По Таблице 19, вместе с тем, совершенно очевидно, что по подавляющему большинству реквизитов чека атрибут «Форм.» принимает значение ПЭ. То есть — правила в части соответствующих реквизитов по разным видам по большей части одинаковы и с точки зрения требований, установленных ФФД.
К слову, QR-код — это исключительно примечательный реквизит. Дело в том, что он при использовании сравнительно небольшой площади на чеке (порядка 1 кв. см) позволяет «зашифровать» в себя практически любые данные. Это его свойство может оказать неоценимую помощь магазину при выполнении обязательств по предоставлению электронного чека покупателю.
При этом, практическую полезность могут иметь не только QR-коды, но и иные реквизиты фискального документа. Рассмотрим подробнее данную особенность в контексте следующего вопроса — установления способа представления электронного кассового чека покупателю.
Аренда кассы с печатью чеков
Какие есть способы его представления покупателю
Представить электронный кассовый чек покупателю можно:
- В «текстовом» виде — оформленном с применением HTML-кода, в файловых форматах — например, в PDF.
- В графическом виде — с применением форматов изображений — JPG, PNG.
- В виде ключевых реквизитов, дополненных адресом сайта, на котором, используя данные ключевые реквизиты, покупатель может бесплатно загрузить полную версию кассового чека.
Данный способ предлагается, собственно, законодателем — о нем говорится в пункте 3 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ. Он удобен в случае, если единственный контакт, который был предложен покупателем — это телефон. На него предполагается отправить SMS-сообщение, и, поскольку полноценный чек в этом случае представить крайне проблематично с технической точки зрения, в сообщении можно будет привести лишь ключевые реквизиты и адрес сайта для получения нормального чека.
На практике таким сайтом может быть специальная страница на сайте ОФД — если ее использование предусмотрено договором с Оператором.
Так или иначе, вне зависимости от способа представления электронного чека пользователю продавцу необходимо выполнить обязательство по отправке чека (либо его ключевых реквизитов) на предоставленный до момента расчета e-mail или телефон.
Выше мы отметили, что в случае непредоставления контактов по инициативе покупателя продавец не обязан направлять ему электронный чек. При этом, покупатель может быть попросту не в курсе того, что контакты надо было давать заранее — и будет настаивать на получении электронного варианта.
Чтобы в таких ситуациях пойти покупателю навстречу, продавец может предпринять ряд не запрещенных законом действий — фактически, альтернативных предоставлению кассового чека в электронном виде через ОФД, но по существу содействующих покупателю в приобретении доступа к электронному чеку.
Штрафы за отсутствие наименования в чеке
Штраф за формирование чека без номенклатуры составляет:
- для должностных лиц — от 1 500 до 3 000 руб.;
- для организаций — от 5 000 до 10 000 руб.
Помимо штрафов сформированный фискальный документ без наименования товара будет признан недействительным, а вам придется как-то регулировать отношения с покупателем, так как сделка по сути будет считаться расторгнутой.
Налоговая смотрит на реквизиты чека, поэтому нужно быть внимательными.
Кому не надо указывать название товара в чеке
С февраля 2021 года все, кто обязан применять ККТ, должны указывать название товара в чеке.
Те, кто не обязан применять ККТ, это правило могут не соблюдать. К ним относятся:
- самозанятые (они формируют чеки в приложении «Мой налог», и они не указывают название товара и количество, а просто вносят сумму);
- те, кто занимается торговлей на открытых рынках;
- те, кто работает в удаленных областях.
Способы занесения номенклатуры в кассу
Они будут зависеть от количества товаров и услуг.
Ручной способ
Кому подходит: если вы торгуете небольшим ассортиментом товаров или оказываете ограниченный выбор услуг (до 500 наименований).
Как работает: товары или услуги заносятся вручную — либо в умную кассу, либо в учетный сервис.
Откуда брать номенклатуру: можно опираться на наименование товара на этикетке, на справочники товаров, на здравый смысл.
Важно учесть: ручная работа трудоемкая, поэтому занесением товаров нужно начать заниматься заблаговременно.
Загрузка файлов с названиями на кассу или в учетную систему
Кому подходит: если у вас большой перечень товаров (более 500 наименований).
Как работает и откуда брать номенклатуру: вы можете получить список товаров у бухгалтера, поставщиков или воспользоваться помощью умного сервиса.
Вполне возможно, что ваш бухгалтер ведет потоварный учет и из приходных документов заводит в бухгалтерскую систему названия товаров. Он может выгрузить файл с этими названиями. Вам остается только загрузить его в кассу или в учетный сервис.
Вы также можете обратиться к поставщикам. Попросите прислать прайсы товаров, которые заказываете. И далее эти файлы загрузите в учетную систему.
Что делать, если магазин выдал чек старого образца?
Чек старого образца, выданный потребителю после 1 февраля, будет действителен, по нему потребитель сможет вернуть и обменять товар. Если по какой-то причине продавец не выполнит законодательные требования, закон будет на стороне покупателя, который сможет вернуть товар не только по чеку старого образца, но и по документу, который подтверждает факт оплаты.
В качестве доказательства покупатель может использовать товарную накладную, гарантийный талон с печатью продавца, ценник на товаре либо бирку с наименованием продавца или выписку с банковского счета. Если на руках нет никакого чека или иного документа, который бы подтверждал факт оплаты, можно воспользоваться свидетельскими показаниями (ст. 493 ГК РФ).
- https://www.audit-it.ru/terms/accounting/kassovyy_chek.html
- https://kontur.ru/market/spravka/591-kakie_cheki_vidavat
- https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/elektronnyj-chek-onlajn-kassy.html
- https://kontur.ru/articles/5963
- https://aif.ru/money/mymoney/chto_za_novye_cheki_poyavyatsya_s_1_fevralya_2021_goda