Как зарегистрировать в налоговой онлайн-кассу

Вся процедура регистрации кассовой техники на сайте налоговой занимает не более 20 минут. Однако на некоторых этапах процесса есть риски совершить ошибки, которые могут привести к нарушению порядка применения ККТ и даже вывести из строя фискальный накопитель  - что грозит новыми затратами от 7000 рублей, на покупку нового фискального накопителя.

Помимо онлайн-регистрации ККТ через личный кабинет на сайте ФНС вы можете лично обратиться в любую налоговую на территории страны и зарегистрировать ККТ на месте

ВАЖНО! Кассу налоговый инспектор за Вас регистрировать не будет, он введет только то, что необходимо для  ее регистрации в системе. Все другие действия для получения данных налоговой, вы должны сделать лично или заказать услугу по регистрации кассового аппарата. Но в этой статье мы рассмотрим именно регистрацию онлайн-кассы.

Прежде чем приступить к регистрации онлайн-кассы, убедитесь, что вы:

• выбрали ОФД и заключили с ним договор

Контур.ОФД осуществляет онлайн-передачу фискальных данных с кассовой техники в налоговую службу в соответствии c изменениями в 54-ФЗ, а также предоставляет аналитику по торговым точкам.

• приобрели квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Требования к кассе

Прежде всего уточним, что онлайн-касса должна обладать характеристиками:

• наличие на корпусе уникального серийного кода;
• возможность подключения к интернету и передачи данных в онлайн-режиме;
• наличие печатающего устройства для ФД и ячейки для установки фискального накопителя.

Кроме того, кассы нового образца способны наносить на чек QR-код и ссылку для проверки достоверности.

Проведение регистрации ОФД кассы в налоговой возможно либо через персональный кабинет на официальном портале ФНС, либо личным визитом. Если предприниматель решил отправить документы по интернету, ему предварительно нужно получить КЭП (квалифицированную электронную подпись). Только такой вид подписи дает право совершать подобные операции в «удаленном» формате.

На что обратить внимание при выборе модели кассового аппарата

Если руководство решило заменить контрольно-кассовую технику, то необходимо осознанно выбрать модели, которые будут максимально удобными и отвечать требованиям конкретной организации. Важные факторы, которые могут повлиять на выбор:

• «проходимость» – параметр аппарата, на который оказывает влияние количество производимых операций (например, в кассовом аппарате супермаркета нужна высокая проходимость, а для фирмы, реализующей услуги, этот параметр не имеет значения);
• максимальное количество выбиваемых чеков в день – у каждой модели есть своя рекомендованная норма, фактор связан с особенностями деятельности организации;
• скорость печати чеков – зависит от необходимого темпа обслуживания клиентов;
• возможность автоотреза чека – важна при высокой проходимости и скорости печати, практически не имеет значения при низкой нагрузке аппарата;
• порт подключения кассового аппарата – у некоторых моделей разъем порта подходит не ко всем компьютерам, лучше выбирать кассы, оснащенные USB-портом и шнуром;
• мобильность или стационарность – иногда передвижные модели очень практичны, когда нужно, например, самому поехать к важному заказчику для заключения сделки, при этом удобнее иметь в офисе еще и стационарную модель на случай прихода еще одного клиента;
• наличие модели у поставщика – при прочих равных условиях лучше выбрать более доступную модель, доставки которой не придется долго ожидать.

Классические автономные кассы: какие их характеристики важны (стоят доплаты)

Итак, классическая автономная касса — иногда именуемая командно-управляемой в силу крайней простоты встроенной прошивки (в ней предусмотрено применение буквально нескольких десятков базовых команд на кассовые операции), представляет собой консервативный по виду кассовый аппарат «с кнопками» и скромным дисплеем. Во многих случаях — однострочным (иногда приспособленным к отображению единственного типа информации в виде цифр).

Примеры популярных моделей классических автономных касс нам уже известны — это устройства Меркурий-115Ф (7200 рублей), АТОЛ-90Ф (7200 рублей). Также примечательны следующие недорогие решения:

• Агат-1Ф (4290 рублей);
• Пионер-114Ф (4300 рублей);
• ЭЛВЕС-МФ (5900 рублей).

«Классика» — самый дешевый тип онлайн-ККТ. Если у бизнеса стоит задача — сэкономить, то брать можно, в принципе, любой кассовый аппарат такого типа из числа тех, что внесены в реестр моделей ККТ, разрешенных к использованию. Но следует помнить что с 1 февраля 2021 года, вступает редакция закона и требование, чтобы во всех чеках была приведена номенклатура. С кнопочными кассами это будет сделать либо очень сложно либо совсем невозможно в силу очень трудной системы их программирования. Вместе с тем, можно выделить следующие характеристики таких касс, что могут иметь значение «при прочих равных»:

1. Скорость печати чеков.

Для типичного бизнеса, при ведении которого допустимо пользоваться самой дешевой классической онлайн-ККТ, как правило, вообще не важно, насколько быстро кассовый аппарат печатает чеки.

Но если это показатель, к примеру 15-20 мм/сек — это маловато, и во многих случаях заметно удлиняет процесс обслуживания даже одного покупателя. Желательно, чтобы девайс выдавал чеки скоростью не менее 50-75 мм/сек. В этом случае можно рассчитывать на относительно комфортное взаимодействие с покупателями, даже если они выстраиваются в небольшую очередь.

2. Наличие беспроводных портов (Wi-Fi, 3G, иногда бывает востребован Bluetooth):

• по умолчанию (когда порт присутствует во всех модификациях кассы выбранной модели);
• в качестве опции (за которую может потребоваться доплатить — либо выбрать при заказе определенной модификации онлайн-ККТ).

То, каким должен быть порт, определяется тем, каким образом «раздается» интернет в месте пользования кассой. Если это стационарный магазин, то, скорее всего, там будет интернет с роутером — и тогда важно, чтобы на кассе был модуль Wi-Fi. Если это мобильный сервис — например, по доставке пиццы, то оптимально наличие в кассе предустановленного или добавленного модуля 3G.

Через Bluetooth в некоторых случаях удобно производить настройку кассы. Но, как правило, то же самое можно сделать через Wi-Fi – он универсальнее.

3. Наличие USB-портов — для настройки ККТ с компьютера.

Если на кассе нет USB-порта, то при отсутствии беспроводных интерфейсов (возможности их использовать) единственный, как правило, альтернативный вариант подключения кассы к компьютеру — использование порта RS-232. Он уже не относится к числу самых распространенных: если на десктопах его еще можно обнаружить, то на ноутбуках он — редкость. А на смартфонах или планшетах практически не встречается.

4. В случае использования онлайн-ККТ в розничной торговле, важна возможность подключения:

• электронных весов;
• сканера штрих-кодов;
• денежного ящика.

Без подключения весов и сканера, позволяющих автоматически включать количественные параметры по товарам в чек, отпуск товаров в ритейле будет крайне затруднен: все данные придется вносить в чек вручную.

Касательно денежного ящика — потребность в нем зависит от предпочтений конкретного продавца. Главное преимущество подключения ящика к кассе — его автоматическое открывание при активации на ККМ режима наличного расчета (как следствие — ускорение расчетов). Если эта опция продавцу не нужна, то совместимость кассы с ящиком не будет играть роли.

В сервисах, где оплата идет «по сумме», в свою очередь, ни весы, ни сканер не нужны — как и, скорее всего, специальный денежный ящик. Отсутствие указанных опций не будет критичным.

Как правило, на «классике» практически не важны следующие характеристики:

1. Частота процессора и объем памяти.

Простейшие команды, предусмотренные прошивкой, почти не «грузят» даже самый слабый процессор, и не потребляют много ОЗУ. Практически нет рисков зависания онлайн-ККТ — при условии правильной настройки кассы.

2. Наличие автоотрезчика.

Не предполагается, что устройство будет использовано для обслуживания больших очередей — при которых автоотрезчик как раз очень полезен. Поэтому, можно не переплачивать за ККМ, где он есть — если имеется более дешевый аналог без автоотрезчика.

Главные плюсы «классики»:

• дешевизна;
• минимальная вероятность «глюков» из-за простоты ПО;
• простота пользования — нужно освоить буквально несколько «клавиатурных» команд;
• надежность, ремонтопригодность.

К минусам классических автономных касс можно отнести:

• сложность настройки (из-за чего может потребоваться для ее проведения пригласить специалиста — и, скорее всего, не за бесплатно);
• как правило, не слишком современный дизайн — который может оттолкнуть от себя притязательных покупателей «премиального» сервиса или бутика;
• однозадачность — «классику» можно использовать только как кассу и больше ни для чего.

Вывод: «классика» полезна для начинающего предпринимателя, которому нужно в принципе как-то обеспечить соответствие своей деятельности закону № 54-ФЗ с минимальными затратами. Или — освоить основы работы с онлайн-ККТ. Если бизнес — торговый, то многие самые дешевые решения ему не подойдут, поскольку на них с высокой вероятностью будет отсутствовать совместимость с внешними сканерами, весами и ящиками. Скорость печати чеков на дешевых классических решениях также может быть далека от оптимальной.

Поэтому, в рознице более эффективны могут быть автономные кассы-гаджеты — технологическое продолжение классических решений.

Сенсорные смарт-терминалы — что они представляют собой

Смарт-терминал — это вид онлайн-касс, оснащенный сенсорным дисплеем и работающий в соответствии с ФЗ-54. Внешне напоминает планшет со встроенным принтером для печати чеков. Благодаря установленному фискальному накопителю, данные о проведенных операциях передаются в ФНС через ОФД. Большинство моделей оснащено аккумуляторами, что позволяет использовать устройство без подключения к сети. Смарт-терминал совместим с ОС Android и iOS, что дает возможность установить любые приложения, быстро и легко обновить прошивку. Аппарат используется в микро- и малом бизнесе.

Среди таких устройств стоит остановить свой выбор на одной из следующих моделей.

• Смарт- терминал Лайтбокс Касса 5”

Компактная мобильная онлайн-касса для готового решения под 54-ФЗ. Идеально подходит для малого и среднего бизнеса: розничных торговых точек, сферы услуг, любых видов выездной торговли, а также продаж в интернете и курьерских служб.

1. Экран 5,5”
   
2. Печать чека за 6 сек
3. Встроенный 1D/2D фотосканер
4. Работает без подзарядки до 24 часов

• Лайтбокс Касса 7”

Мобильная онлайн-касса с большим сенсорным экраном для готового решения под 54-ФЗ. Отличное решение для розничных торговых точек любой направленности, а также для сферы услуг и общепита.

1. Экран 7"
2. Печать чека за 7 сек
3. Подключение сканера, весов
4. Работает без подзарядки до 14 часов

• Лайтбокс Касса 12"

Стационарный кассовый смарт-терминал на ОС Android.

1. Стационарный корпус и небольшой вес
   
2. Качественный японский термопринтер, скорость печати до 160 мм/сек
3. Защита от брызг

• Лайтбокс Касса 5 + эквайринг

Главное преимущество данной модели – высокая автономность, без подзарядки аппарат выдерживает до 20 часов работы. Скорость печати чеков высокая – 90 мм/с. ККТ оснащен встроенным сканером штрихкодов, поэтому вам не потребуется приобретать оборудование дополнительно. Компактный легкий корпус с пятидюймовым дисплеем удобно держать в руке. Терминал расширяет возможности терминала. Он позволяет принимать платежи по пластиковым картам и с мобильных устройств, оснащенных NFC-модулем.

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой: пошаговая инструкция

Самый простой способ поставить ККТ на учет — зарегистрировать ее онлайн через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого придется пройти несколько шагов.

Шаг 1: приобрести электронную подпись и заключить договор с ОФД

Договор с оператором фискальных данных (ОФД) нужен всем пользователям онлайн-касс. Исключение предусмотрено только для случая, когда торговля ведется на территориях, где нет интернета. Такие местности внесены в списки, утвержденные региональными властями (п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Заключить договор с ОФД и подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Квалифицированная электронная подпись тоже необходима. С ее помощью владелец кассы в процессе ее регистрации будет обмениваться сведениями с налоговиками.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) Получить через час

Шаг 2: подать заявление в ФНС

Этот шаг можно условно разбить на несколько этапов.

Создание личного кабинета

Прежде всего, на сайте ФНС необходимо создать личный кабинет юридического лица или индивидуального предпринимателя. В кабинете найти раздел «Учет контрольно-кассовой техники», а в нем — вкладку «Зарегистрировать ККТ».

Указание общих параметров

Далее программа предложит вручную заполнить параметры заявления. Необходимо указать:

• адрес места установки кассы (нужно выбрать из справочника ФИАС );
• наименование места установки кассы (название торговой точки);
• модель ККТ.

Плюс к этому надо заполнить поле «Заводской номер ККТ». Этот номер можно скопировать из паспорта кассы. Еще одно поле для заполнения — «Заводской номер фискального накопителя».

Сразу запустится автоматический поиск в реестре ФНС, где указаны все номера и модели. Программа определит, значится ли в реестре аппарат с таким номером, и если значится, то на кого записан.

Организация или ИП может заранее проверить сведения о кассе и ФН при помощи специальных сервисов на сайте ФНС

(Проверить заводской номер ККТ и Проверить заводской номер фискального накопителя)

Рассчитать стоимость готового решения для подключения онлайн-кассы

Указание особых параметров применения онлайн-кассы

Следует поставить галочки напротив тех параметров, которые подходят для той или иной ситуации.

Приведем пример. Допустим, ККТ будет установлена на территории без интернета (из утвержденного регионального перечня). Тогда нужно поставить галочку в строке «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».

Выбор ОФД из перечня

Договор с оператором фискальных данных уже заключен. Поэтому на данном этапе достаточно выбрать нужного ОФД из списка, предложенного программой. Затем нажать «Подписать и отправить», и заявление уйдет на проверку.

Шаг 3: провести фискализацию

Она заключается в том, чтобы ввести в кассовый аппарат параметры регистрации, распечатать специальный отчет, и передать данные из отчета в налоговую инспекцию.

К параметрам, которые необходимо ввести в онлайн-кассу, относятся:

• регистрационный номер ККТ (он появляется в отдельном окошке после того, как проверка заявления успешно завершена);
• сведения об организации или ИП (в частности, ИНН);
• сведения об операторе фискальных данных.

Для ввода следует использовать утилиту фискализации, которая обычно входит в пакет программного обеспечения кассы.

Далее нужно, чтобы ККТ напечатала отчет о регистрации. В нем появятся параметры фискализации. Их следует ввести в окошко «Отчет о регистрации ККТ» в личном кабинете на сайте ФНС . Там же нужно указать номер и дату фискального документа, затем нажать «Подписать и отправить» (подробнее см. ниже).

Фискализацию необходимо осуществить в определенные сроки. Ввести параметры регистрации в ККТ следует не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации. А передать сведения в налоговую — не позднее одного рабочего дня, следующего за днем получения от ФНС регистрационного номера кассы. Это закреплено в пункте 3 статьи 4.2 Закона № 54-ФЗ. Если сроки пропущены, то пользоваться фискальным накопителем нельзя. Но, возможно, его удастся обнулить в сервисном центре, а потом заново провести регистрацию.

Как узнать, что фискализация пройдена успешно? По наличию карточки регистрации, которая поступит в электронном виде в личный кабинет на сайте ФНС. Карточка должны быть подписана усиленной электронной подписью ФНС.

Шаг 4: ввести параметры регистрации на сайте ОФД

Осталось совершить последнее действие — зайти в личный кабинет, открытый на сайте оператора фискальных данных, и зарегистрировать свою ККТ. Для этого придется еще раз ввести данные из отчета о регистрации.

После этого кассу можно использовать в работе.

Штрафы за нарушения закона 54-ФЗ и других законов, касающихся кассового обслуживания

В 2020 году появились новые штрафы за неправильное использование кассовых аппаратов по новой редакции закона.

Они следующие:

• для ИП, если сделка проведена мимо кассы, штраф составит 25 %-50 % от суммы (но не менее 10 тыс. рублей). Правда, непонятно как инспекторы ФНС смогут отслеживать подобные нарушения. Вероятно, только в случае жалобы покупателя;
• за пользование несертифицированным аппаратом (и без оператора) ИП получит взыскание на 3 тысячи рублей, а фирма – на 10 000. Если транзакции превысят 1 млн рублей, могут заморозить деятельность нарушителей до трех месяцев.

Надо сказать, что штрафы были и раньше. Например, еще 2 года назад выписывали штраф 10 000 рублей за недействительный или фиктивный чек. Если фискальные сведения просрочены, на нарушителя ИП накладывали штраф до 50 тыс. руб., а для организаций эта сумма в 2 раза выше. При повторных злоупотреблениях суммы штрафов возрастали многократно, особенно при больших суммах от 1 млн рублей.

Важная информация! Налоговые сотрудники получили право блокировать КТТ, замеченные в нарушениях, а не только штрафовать предпринимателей. Это разрешено при условии ведения видеосъемки либо пригласив двух понятых.