
Применение онлайн-кассы невозможно без фискального накопителя (ФН). Он устанавливается внутрь кассы и хранит всю информацию об операциях. В этой статье разбираемся, что это такое и зачем он нужен.
Фискальный накопитель — это чип для записи и хранения информации о расчетах, проведенных через онлайн-кассу. Это фискальные данные. Скорректировать информацию, зафиксированную на аппарате, невозможно. Требования к устройству определены 54-ФЗ в ст 4.1.
Безопасная передача данных
Передача информации через интернет открывает доступ к ней нежелательным лицам. Чтобы избежать этого, фискальный накопитель шифрует данные, а затем хранит и передает их из онлайн-кассы уже в виде переработанного сообщения. Надежность устройства подтверждается сертификатом ФСБ о соответствии требованиям к шифровальным (криптографическим) средствам защиты информации.
Хранение данных и блокировка накопителя
Фискальный накопитель практически мгновенно отправляет сведения об операциях ККТ в облачное хранилище ОФД. Одновременно с этим данные сохраняются и в энергонезависимой памяти аппарата. Объем запоминания ФН ограничен, согласно паспорту носителя. При потере связи с интернетом чек хранится в накопителе до 30 дней. Если соединение не восстановится, и данные не будут переданы до конца этого срока, касса заблокируется, но информация будет сохранена. Если 30 дней не было интернета, но чеки не выбивались, то фискальный накопитель не блокируется.
Замена и перерегистрация ФН
Аппарат меняют, когда истекает его срок службы или заполняется его память. Срок действия фискального накопителя может составлять 15 или 36 месяцев. Нет смысла брать второй вариант, если у вас много продаж. У него быстро заполнится память, и он прослужит столько же, сколько и ФН на 15 месяцев. Когда подойдет срок замены, касса сообщит об этом. В «Отчете о закрытии смены» появится строчка «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена». Поменять устройство можно самостоятельно. Для этого сформируйте отчет о закрытии смены и закрытии аппарата, после чего разберите кассу и замените его. Кассу с новым накопителем необходимо перерегистрировать. Это можно сделать на сайте ФНС. Старый ФН нужно хранить 5 лет вместе с отчетом о закрытии и об изменении параметров регистрации ККТ. При смене ОФД замена накопителя не требуется — достаточно провести перерегистрацию. Для каждого устройства допускается 12 регистраций.
Как работает фискальный накопитель в облачной кассе
Когда вы покупаете стационарную кассу, вы докупаете к ней ФН и устанавливаете его внутрь — сами или в сервисном центре. А потом следите за ним и после блокировки меняете на новый.
С облачной кассой не так. У вас на руках нет устройства, вы не можете ничего в него установить. При этом аппарат вы обязаны купить — в отличие от кассы, взять его в аренду нельзя. Все это реализовано так:
- Вы арендуете облачную кассу у провайдера. Предположим, платите пока только за один месяц аренды.
- При подписании договора вы платите еще и полную сумму за фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев.
- Вы подписываете с провайдером договор ответственного хранения аппарата. Это значит, что он ваш, но провайдер хранит его у себя и отвечает за его сохранность.
- Провайдер в дата-центре выделяет вам конкретную кассу и ставит в нее фискальный накопитель со своего склада. Касса принадлежит провайдеру, а ФН — вам.
Если вы решаете не продлевать аренду, провайдер блокирует устройство и вытаскивает из кассы. Он может отправить его вам курьером или оставить в своем защищенном хранилище. За хранение обычно нужно доплачивать.
Если вы продлеваете аренду, накопитель стоит в кассе, закрепленной за вами. Когда срок действия заканчивается, провайдер сам его извлекает и устанавливает новый. Вас об этом предупреждают, чтобы вы перерегистрировали кассу — обычно облачный провайдер с этим помогает.
Как считать фискальные данные из фискального накопителя
Считывание фискальных данных из ФН проводится в случае его замены, если ККТ применялась в режиме, не предусматривающем обязательной передачи информации в налоговые органы в электронной форме. Другой случай – замена фискального накопителя по причине его поломки, если его изготовителем подтверждена возможность считывания сведений из сломанного аппарата.
Информация, содержащиеся в ФН, подается в налоговые органы через личный кабинет налогоплательщика или на флеш-диске при личном посещении ИФНС. Разъяснения по этому вопросу даны ФНС в письме от 16 февраля 2018 г. N АС-4-20/3107@.
Считывание данных из фискального накопителя производится через специальный адаптер, подключенный к компьютеру, и сохраняются в специальном формате.