Что такое облачная касса, как работает и кто может использовать ее по закону

В 2021 году почти все предприниматели обязаны пользоваться онлайн-кассами — с 1 июля даже ИП без сотрудников, которые продают товары своего производства, либо выполняют работы или оказывают услуги (за исключением тех, кто выберет режим «налог на профессиональный доход»). При этом есть сферы бизнеса, в которых покупатель и продавец не контактируют физически, но совершают расчеты. Чтобы и они могли принимать оплату по закону, существует облачная касса. Это сервис, который позволяет арендовать кассу в дата-центре, подключаться к ней через интернет и выдавать чеки, не покупая физическую кассу.

Но с облачными кассами многое непонятно — что это, как работает и кто может использовать ее по закону. Разберем сложные моменты и однозначно ответим, кто и как может использовать облачную онлайн-кассу в 2021 году.

Кто может использовать облачную кассу в 2021 году?

Основное правило: вы можете использовать облачную кассу, если не контактируете с покупателем в момент расчета и используете автоматическое устройство для приема платежей. Например, если покупатель заказывает и оплачивает заказ на сайте интернет-магазина или в приложении. Если же покупатель пришел к вам в магазин и оплачивает товар картой, применять облачную кассу нельзя.

Дополнительное правило: вы можете использовать облачную кассу, даже если контактируете с покупателем в момент расчета, но при условии, что оплату принимает:

• курьер по месту доставки;
• водитель или кондуктор на борту транспортного средства;
• специалисты, которые оказывают услуги или проводят работы на дому или на выезде.

Вот наиболее распространенные ситуации, когда можно использовать облачную кассу:

Интернет-магазин. Покупатель выбирает товар на сайте и оплачивает его на сайте или через платежную форму, платежным поручением в банке или через курьера в момент доставки. Оплата через мобильное приложение. Если вам платят за услуги через смартфон, при этом взаимодействия с продавцом нет. Например, у вас фитнес-клуб со своим приложением, в котором можно купить абонемент сидя дома или на работе. Либо вы продаете электронные книги, фильмы через сайт.

Автоматическое устройство. Деньги принимает вендинговый аппарат, терминал для оплаты парковки, автомат для продажи билетов, автоматическая мойка. При этом на экране автомата обязательно должен отображаться QR-код с реквизитами кассового чека.

Поездка в транспорте. Если пассажир не покупает билет в кассе, а платит либо внутри транспорта через транспортный POS-терминал, либо через мобильное приложение, например, как в Яндекс.Такси.

ЖКХ. Важно, чтобы оплата была онлайн — на сайте, в приложении, через банкомат или платежным поручением.

Услуги на выезде. Вы или ваши сотрудники приезжаете к клиенту и рассчитываетесь на месте. Например, делаете маникюр на дому или отправляете сантехников отремонтировать кран. Тогда вы можете принять от клиента оплату наличными или безналом, и отправить чек через облачную кассу.

Если вы ИП без сотрудников, который оказывает услуги или продает товары собственного производства, и при этом вы не перешли на налоговый режим НПД, с 01.07.2021 вы обязаны использовать онлайн-кассу. Вы можете не покупать устройство, а пользоваться облачной кассой, если соответствуете условиям выше. Например, если у вас свой магазин в соцсетях или вы оказываете услуги по клинингу.

Кто точно не может использовать облачную кассу в 2021 году?

Закон не разрешает использовать облачную кассу всем. Она точно не подойдет вам, если:

• Вы продаете товары или оказываете услуги на территории своего предприятия. То есть у вас офлайн-магазин, точка на рынке или в торговом центре, салон красоты, ресторан, и вы обслуживаете клиентов на этой же территории.
• Покупатель оплачивает заказ в пункте самовывоза или пункте выдачи заказов.
• Клиент платит за коммунальные услуги в офисе управляющей компании, ТСЖ или ресурсоснабжающей организации.
• Пассажир покупает билет или абонемент на проезд не на борту транспортного средства, а у кассира — на вокзале, в билетном киоске или пристанционной кассе.

Кто может работать вообще без онлайн-кассы

Некоторым предпринимателям разрешили работать вообще без кассы, например:

Полный список тех, кто может работать без онлайн-кассы — ст. 2 закона № 54-ФЗ

• ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход»: они отправляют чеки через приложение «Мой налог»;
• ИП¸ которые сдают в аренду свою квартиру;
• ИП и юрлицам, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив;
• ИП и юрлицам, которые работают в труднодоступной местности: их перечень устанавливают региональный нормативные акты.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговцы на розничных рынках и ярмарках, аптеки в селах тоже могут бессрочно работать без онлайн-касс.

Как работает облачная касса для интернет-магазина?

Облачная онлайн-касса по сути представляет собой программный модуль, который интегрирован с платёжной системой, сайтом магазина и счётом. Её работу для отдельной продажи можно условно разделить на четыре этапа.

1. Покупатель приобретает товар или услугу онлайн и платит картой, электронными деньгами или другим безналичным способом.
2. Платёжная система на вашем сайте или ваш банк подтверждают успех платежа и передают данные в ККТ.
3. Информация об успешной транзакции передается в облачную кассу.
4. С помощью фискального накопителя облачная касса формирует фискальный чек, который отправляется покупателю и оператору фискальных данных (ОФД)
5. Покупатель получает чек в смс или по e-mail, а ОФД передаёт данные о транзакции в налоговую. За счёт доступа к интернету вся процедура происходит быстро, поэтому облачные кассы 54-ФЗ соответствуют.

Плюсы и минусы

Начнём с преимуществ.

1. Удобство подключения и минимум бумажной работы. В большинстве случае поставщик услуг берёт на себя не только подключение и настройку кассы, но и заключение договора с ОФД, регистрацию кассы в налоговой, настройку кассовых программ, интеграцию ККТ с магазином, а иногда и выпуск электронной подписи. По сути вместо многочисленных договорённостей с разными организациями и кучи бумаг вы заполняете одну анкету и ждёте, пока процесс завершится.
2. Круглосуточное подключение к электричеству и интернету, техподдержка и моментальная замена кассы в случае поломки. Поскольку онлайн-касса хранится в дата-центре поставщика услуг, он берёт на себя все заботы о её работоспособности.
3. Экономия на старте. Отсутствие необходимость оплачивать покупку кассового аппарата избавляет вас от больших первоначальных вложений.
4. Вам не нужно нанимать кассира, покупать кассовую программу.
5. Через личный кабинет можно вести учёт товаров, просматривать историю операций, вести аналитику продаж.

Теперь к недостаткам.

1. Облачная касса вам не принадлежит. Этот недостаток не стоит принимать в расчёт, если касса нужна вам непосредственно для выдачи чеков. Купленный аппарат можно при желании продать или сдать в аренду.
2. Нельзя использовать для офлайн-торговли, курьеров и пунктов выдачи. Тут понадобится классическая онлайн-касса с функцией печати чеков.

Как выбирать онлайн-кассу для розничного интернет-магазина

При выборе оборудования можно пойти по одному из двух путей:

• приобрести или арендовать онлайн-кассу и нанять кассира. Основная проблема заключается в том, что сетевые магазины в большинстве своем работают без перерывов и выходных даже в ситуации, когда отгрузка производится только в будни по московскому или региональному времени. Соответственно, и кассир должен неотлучно находиться рядом с оборудованием. Если платеж поступит в субботу, а чек будет пробит в понедельник, и ФНС это установит, штраф неминуем. На практике это означает, что нужно нанимать нескольких кассиров и увеличивать накладные расходы;
• подключить кассу, работающую полностью в автономном режиме. Как только покупатель оплачивает товар или услугу, система автоматически формирует чек и пересылает его клиенту и ОФД.

Второй вариант кассы стоит дороже, но позволяет не увеличивать штат, не нанимать несколько кассиров для круглосуточной работы. При необходимости можно приобрести аппарат, одновременно выписывающий несколько чеков.

Штрафы для ИП на УСН за нарушение 54‑ФЗ

Часто задаваемые вопросы и ответы

• Поддерживает ли облачная онлайн-касса последние требования законов к чекам?

Программное обеспечение облачной кассы обновляется вместе с законами. Например, сейчас облачная касса создаёт фискальные документы по формату ФФД 1.05, но учитывает требования к чекам, вступившие в силу с 1 марта 2020 года.

• При каких налоговых режимах нужна облачная касса?

Использовать облачную кассу без кассового аппарата можно на всех налоговых режимах: ЕНВД, УСН, ОСНО, ЕСХН. Самозанятым на режиме «Налог на профессиональный доход» онлайн-касса не нужна.